SEZIONE SEGRETARIATO GENERALE

Ufficio supporto agli organi istituzionali e contratti

• Coordinamento e gestione dei servizi amministrativi di segreteria per gli organi comunali (Sindaco, Consiglio Comunale, Giunta e Presidente del Consiglio);
• Esercizio dell’attività di controllo preventivo su tutti gli atti deliberativi di Giunta e Consiglio, ivi compresa l’attività di segreteria di assistenza e collaborazione operativa al Segretario Generale per lo svolgimento delle sue attribuzioni di collaborazione, assistenza giuridico - amministrativa agli organi elettivi del Comune e di partecipazione agli organi collegiali dell'Ente, con particolare riferimento a:

1. predisposizione dell’ordine del giorno e delle convocazioni delle sedute di Giunta e Consiglio Comunale nonché presenza nelle sedute medesime ai fini delle relative verbalizzazioni;
2. predisposizione delle convocazioni commissioni consiliari, invio dell’Ordine del Giorno delle medesime, coordinamento delle partecipazioni di Servizi dell’Ente alle commissioni consiliari;
3. svolgimento operazioni finalizzate alla pubblicazione degli atti adottati ed attività consequenziali connesse agli stessi;
4. gestione degli eventuali emendamenti approvati durante la seduta del Consiglio e gestione smistamento delle interpellanze, interrogazioni e mozioni;
5. assistenza al Presidente del Consiglio per lo svolgimento delle funzioni assegnate e supporto all’attività di verbalizzazione delle sedute dei Capigruppo.

• Redazione e stipulazione di contratti tipici/atipici nonché di quelli relativi agli appalti, alle locazioni, alle concessioni, alle convenzioni a vario contenuto, con svolgimento dei relativi adempimenti amministrativi e tributari;
• Verifica della completezza e della legittimità degli atti a supporto e propedeutici rispetto alla redazione dell’atto pubblico;
• Tenuta del repertorio dei contratti, in forma pubblica amministrativa e del repertorio delle scritture private autenticate e non, vidimazione quadrimestrale nonché tenuta ed aggiornamento dell’archivio informatico;
• Predisposizione tecnico – giuridica dei rogiti, assistenza ai rogiti, attività di liquidazione, di riscossione dei diritti e delle imposte, di registrazione atti;
• Attività di supporto amministrativo agli altri uffici dell’Ente in materia di redazione degli schemi contrattuali (erogazione formulario elettronico schemi-tipo dei contratti).

Ufficio Controlli amministrativi, controllo strategico e procedimenti disciplinari

• Supporto all’attuazione degli indirizzi stabiliti dagli organi di Governo del Comune, secondo le direttive impartite dal Sindaco;
• Supporto alla gestione dell’Ente, alla direzione complessiva, al coordinamento dell’intera struttura amministrativa e verifica della qualità generale dei servizi erogati;
• Analisi e monitoraggio dell’andamento gestionale, in collaborazione con i Servizi Finanziari per quanto attiene agli aspetti economici e finanziari e con il Servizio Risorse Umane per quanto riguarda le integrazioni con i sistemi di valutazione, così come disposto dal vigente Regolamento sull’ordinamento generale degli uffici e dei servizi;
• Presentazione di report periodici, con proposta di iniziative per la risoluzione di eventuali criticità rilevate e predisposizione i referti per la Corte dei Conti;
• Svolgimento dei controlli interni di efficienza e di qualità (intesa come efficacia dell’azione amministrativa), poste in essere dai singoli Servizi per il perseguimento del livello ottimale delle prestazioni;
• Funzione di supporto al Nucleo di valutazione
• Svolgimento delle attività previste dalla legge e dai regolamenti, in particolare:

1. Organizzazione del sistema dei controlli interni di cui all’art. 147 del D. Lgs. n. 267/2000 ss.mm., in collaborazione con i dirigenti responsabili delle strutture dell’Ente;
2. Rendicontazione periodica alla Corte dei Conti in merito alla regolarità della gestione e sull’efficacia e adeguatezza del sistema dei controlli interni;
3. Direzione del controllo di regolarità amministrativa e contabile di cui all’art. 147 bis, commi 2 e 3, del D. Lgs. n. 267/2000 ss.mm.

• Analisi della congruenza e degli eventuali scostamenti fra gli obiettivi predefiniti e le risorse umane, finanziarie e materiali assegnate;
• Identificazione degli eventuali fattori ostativi e dei possibili rimedi;
• Rilevazione dei risultati conseguiti rispetto agli obiettivi prefissati;
• Evidenziazione degli aspetti economici e finanziari connessi ai risultati ottenuti;
• Accertamento dei tempi di realizzazione degli obiettivi rispetto alle previsioni;
• Verifica delle procedure operative attuate in relazione ai progetti elaborati;
• Valutazione della qualità dei servizi erogati e del grado di soddisfazione della domanda espressa e degli aspetti socio-economici.
• Attività relativa allo svolgimento dei procedimenti disciplinari secondo il vigente Regolamento sull’ordinamento generale degli uffici e dei servizi del Comune di Civitavecchia a supporto dell’UPD;
• Trasmissione di tutti gli atti del procedimento disciplinare (contestazioni addebiti, controdeduzioni del dipendente, verbale istruttoria, comminazione sanzione, archiviazione), al Servizio Risorse Umane per l’inserimento nel fascicolo del dipendente interessato.

Ufficio controllo di gestione

• Definizione e formalizzazione degli obiettivi operativi dell’ente, approvati con il piano esecutivo di gestione, con fissazione di indicatori e di standard di riferimento, definizione dei tempi/scadenze e delle responsabilità;
• Controllo, nel corso dell’attuazione dei programmi, al fine di una verifica del grado di raggiungimento degli obiettivi preventivamente stabiliti e di orientare l’attività futura anche con rimozione delle eventuali disfunzioni per garantire l’ottenimenti degli obiettivi fissati; 
• Rilevazione dei risultati effettivamente conseguiti, con verifica dell’efficienza, dell’efficacia, dell’economicità nonché dell’adeguatezza e della qualità dei servizi resi;
• Fornitura al Nucleo di Valutazione degli obiettivi fissati e dei report risultati raggiunti dai dirigenti e dai responsabili dei servizi;
• Inoltro report annuale al Sindaco, alla Giunta ed all’organo di revisione sui risultati del controllo di gestione riferito all’intero esercizio precedente;
• Fornire un adeguato supporto informativo all’organo esecutivo ed ai dirigenti/responsabili dei servizi, laddove richiesto.

Ufficio Redazione Sito Anticorruzione e trasparenza

• Attività di supporto al Responsabile della prevenzione della corruzione ai sensi della legge anticorruzione n. 190/ 2012 ed al Responsabile della trasparenza ai sensi del d. lgs 33/2013;
• Attività di predisposizione della sezione relativa alla trasparenza del PTPCT e relativi aggiornamenti;
• Attività di propulsione, controllo e gestione dei servizi on line e del sito istituzionale del Comune di Civitavecchia;
• Redazione Sito e comunicazione istituzionale.

SEZIONE SERVIZI DEMOGRAFICI

Ufficio Elettorale

• Gestione, aggiornamento e modifica delle sezioni elettorali;
• Gestione ed aggiornamento dello schedario elettorale e liste sezionali e generali;
• Rilascio certificati elettorali;
• Gestione delle attività connesse allo svolgimento delle consultazioni elettorali e referendarie di tutti i comuni del circondario (Allumiere, Tolfa, Cerveteri, Ladispoli, Fiumicino, Santa Marinella e Civitavecchia);
• Gestione ed aggiornamento dell’albo degli scrutatori e presidenti di seggio, con invio alla prefettura e alla corte d’appello;
• Gestione ed aggiornamento dello schedario dei giudici popolari, con invio degli elenchi al tribunale ed altri adempimenti connessi;
• Gestione revisione elettorali degli Istituti di Cura;
• Elaborazione delle statistiche elettorali;
• Assistenza al presidente della commissione elettorale circondariale, redazione verbali delle sedute con relativa trasmissione di copia ai comuni del circondario (Allumiere, Tolfa, Cerveteri, Ladispoli, Fiumicino, Santa Marinella e Civitavecchia).

Ufficio Stato civile, anagrafe e statistica

• Gestione ed aggiornamento dei registri di stato civile (nascita, morte, matrimonio, pubblicazioni di matrimonio, cittadinanza, iscrizioni e trascrizioni);
• Gestione istruttoria delle pratiche di matrimonio, dalla pubblicazione alla celebrazione;
• Attività di trascrizione di divorzi, separazione beni, etc.;
• Gestione istruttoria pratiche relative alla concessione della cittadinanza italiana, con effettuazione del giuramento di rito;
• Gestione denunce di nascita e di morte;
• Gestione delle pratiche di adozione, affiliazione, disconoscimento, tutela;
• Gestione dei rapporti con tribunale, procura della repubblica, pretura, prefettura, ministero dell’interno, corte d’appello, consolati etc.;
• Cura degli adempimenti relativi alle denunce di morte e in regime di reperibilità le pratiche inerenti i permessi di seppellimento, cremazione, traslazione, etc.;
• Formazione annuale delle liste di leva;
• Cancellazione dalle liste di leva le persone non iscrivibili (es. cittadini stranieri);
• Tenuta dei ruoli matricolari;
• Gestione ed aggiornamento del registro della popolazione residente;
• Cura dello schedario AIRE, con rilascio delle connesse certificazioni;
• Aggiornamento e variazioni degli elenchi AIRE tramite invio con il sistema ANAG AIRE;
• Rilascio certificazioni e attestazioni in materia demografica;
• Autentica delle fotografie;
• Rilascio certificazioni di stato civile;
• Gestione richieste di certificazioni anagrafiche, pervenute a mezzo posta da parte di utenti, enti pubblici e privati;
• Evasione delle pratiche di immigrazione, emigrazione, cambi di via e scissioni, aggiornamento delle convivenze, cancellazioni per irreperibilità, rilascio attestato di regolarità ai comunitari, verifica della dimora abituale agli stranieri, iscrizioni dei detenuti ed effettuazioni delle statistiche mensili;
• Rilascio delle carte d’identità sia cartacee che elettroniche e disbrigo pratiche per il rilascio di carte d'identità, cartacee, a soggetti non residenti;
• Trasmissione variazioni anagrafiche alla ASL, al SIATEL e alla motorizzazione, tramite l’INA SAIA;
• Rilevazione semestrale sulla vigilanza anagrafica tramite sistema CNSD;
• Modifica ed allineamento dei codici fiscali tramite sistema SIATEL;
• Gestione ed organizzazione delle rilevazioni statistiche richieste all’ISTAT;
• Gestione e svolgimento delle operazioni periodiche censuarie.