Ufficio messi, Urp, uscieri e protocollo

• Gestione delle attività inerenti l’albo pretorio ed in particolare:

1. Ricezione atti giudiziari da depositare alla Casa Comunale, controllo, registrazione, archiviazione atti, elenchi di trasmissione e ricevute di consegna;
2. Consegna atti giudiziari all’ utente: identificazione, stampa ricevuta di consegna e archiviazione;
3. Attivazione procedura per estrazione atti giudiziari all’Archivio di Deposito su richiesta scritta dell’utente;
4. Predisposizione verbale e contatti per il trasporto all’Archivio di Deposito degli atti giudiziari e delle pubblicazioni annuali;
5. Sistemazione e riorganizzazione dell’archivio corrente e stampa dei registri annuali dei Depositi e delle Pubblicazioni.

• • Gestione della relazione in presenza e a distanza con il cittadino attraverso: sportello polifunzionale, contact center, tutoraggio e informazione ai cittadini, servizi di accoglienza;
  • Gestione attività Ufficio Relazioni con il Pubblico previste dalla Legge 150/2000;
  • Rilevamento del grado di soddisfazione dei cittadini con strumenti per la misurazione della qualità dei servizi comunali;
  • Predisposizione, in stretto contatto con i servizi competenti, e divulgazione di materiale informativo relativo all’organizzazione, alla normativa, all'attività dell'Ente ed altre notizie utili relative ai servizi presenti sul territorio;
  • Attività di notifica di atti;
  • Cura dell’Albo Pretorio e della pubblicazione degli atti del Comune e di altri Enti, manifesti, stampe, ecc., anche il formato elettronico con l’ausilio del CED;
  • Gestione servizi di portineria e centralino;
  • Ricevimento, smistamento e spedizione materiale e corrispondenza degli uffici, ivi compresa la tenuta dei rapporti con i gestori dei servizi;
  • Attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali;
  • Gestione dei flussi con particolare riferimento alla registrazione a protocollo, alla classificazione dei documenti, allo smistamento ed all’assegnazione dei documenti alle unità organizzative responsabili, la costituzione e la repertoriazione dei fascicoli, l’individuazione dei responsabili della conservazione dei documenti e dei fascicoli nella fase corrente;
  • Selezione periodica dei documenti e gestione scarto o trasferimento nella separata sezione d’archivio del materiale destinato alla conservazione permanente.

Presentare un documento

Se si ha la necessità di presentare ufficialmente un documento al Comune di Civitavecchia, avendo la certezza che questo sia sempre rintracciabile, si possono seguire due strade.
Ci si può recare di persona all’Ufficio del Protocollo Generale in Piazzale Guglielmotti (sede centrale, ingresso lato URP/Tributi) dal lunedì al venerdì dalle ore 9 alle ore 11, e il giovedì SOLO SU APPUNTAMENTO anche dalle ore 15.30 alle ore 17.30, consegnando direttamente agli addetti dell’ufficio il documento, sul quale verrà apposto un numero di protocollo, il quale servirà ad identificare ed individuare l’atto anche nelle fasi successive. E’ necessario presentarsi allo sportello con almeno una copia per ciascuno dei destinatari cui il documento è indirizzato, più una copia per sé, avendo cura di far apporre anche su quest’ultima il riferimento al numero di protocollo generale.
In alternativa, qualora non ci si trovi nella possibilità di raggiungere la sede centrale, è possibile ricorrere all’invio del documento a mezzo posta ordinaria (o raccomandata AR) oppure con PEC, nota anche come posta certificata, la quale ha di norma pieno valore legale. L’indirizzo da utilizzare per l’invio di comunicazioni cartacee è:

Comune di Civitavecchia
Piazza Guglielmotti 7
00053 – Civitavecchia (Rm)

Specificando, laddove possibile, il nome dell’ufficio o del servizio al quale il documento è indirizzato. Per inviare invece una documento a mezzo PEC (posta certificata) è necessario utilizzare l’indirizzo:

comune.civitavecchia@legalmail.it

La posta elettronica certificata (PEC) è uno strumento che permette di dare ad un messaggio di posta elettronica, lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento tradizionale, a patto che anche il mittente sia in possesso ed utilizzi una casella di posta certificata (PEC).
La PEC non certifica l’identità del mittente, né trasforma il messaggio in “documento informatico”, se il mittente omette di usare la propria firma digitale.
E’ possibile contattare l’Ufficio del Protocollo Generale al n. di telefono 0766 590022.