Servizio 1 – Affari legali - cultura - istruzione e transizione al digitale 

Sezione affari legali - gare 

Ufficio Affari Legali e Stragiudiziale

• Apertura quotidiana dei fascicoli del contenzioso (nuove cause) e gestione dei fascicoli già esistenti, attività che comportano: 
  - Registrazione dei dati sul ruolo, sulla rubrica cartacea e in formato elettronico; 
  - Istruttoria della pratica, con richiesta degli atti e delle relazioni agli uffici preposti e compimento delle procedure necessarie alla difesa dell’Ente; 
  - Preparazione del fascicolo per la costituzione in giudizio; 
  - Lavorazione della sentenza; 
  - Archiviazione; 
• Preparazione quotidiana delle udienze con l’aggiornamento delle agende e del ruolo elettronico relativamente alle cause vecchie e nuove;
• Rapporti diretti con l’Assicurazione dell’Ente per quanto concerne gli atti di citazione per il risarcimento danni, fino alla costituzione dell’Avvocato incaricato dall’Assicurazione con apposito atto di determinazione; 
• Protocollazione in entrata e in uscita, fotocopie, scansioni, sistemazione atti e fascicoli;
• Evasione delle richieste effettuate a vario titolo dagli utenti e dagli altri uffici dell’Ente;
• Apertura fascicoli Pareri e Atti Generali;
• Attività per la riscossione delle somme dovute all’Ente a vario titolo a seguito di sentenze;
• Gestione delle cassettiere contenenti i fascicoli attivi;
• Gestione dell’archivio generale dell’Ufficio Avvocatura;
• Predisposizione e gestione del ruolo coattivo; 
• Ricezione delle richieste di risarcimento danni da parte di terzi, con apertura fascicolo e invio al broker assicurativo che provvede ad aprire il sinistro inviando la documentazione alla Compagnia Assicurativa, preposta all’eventuale liquidazione del risarcimento;
• Gestione PEG (verifica capitoli/ variazioni di esigibilità/riepilogo residui);
• Trasmissione sentenza e quantificazione di somme alla Polizia Locale per il pagamento delle spese legali relative al Giudice di Pace;
• Ricezione del rapporto ex art. 17 della legge 689/81 relativo ai verbali di accertamento con sanzione amministrativa elevati su tutto il territorio comunale, da parte degli enti accertatori, con richiesta di emissione dell’Ordinanza di ingiunzione, non risultando oblati, ai sensi degli artt. 16 e 17 della legge 689/81;
• Ricezione scritti difensivi, audizione dei soggetti interessati, emissione ordinanza di pagamento/archiviazione, tutti gli adempimenti previsti da parte dell’autorità competente, ai sensi degli artt. 17, 18, 19, 20 e 21 della legge 689/81, come disciplinati dal Regolamento approvato con Deliberazione di Consiglio Comunale n. 110 del 14/12/2015;
• Predisposizione ruolo coattivo per quei contravventori che non hanno effettuato il pagamento della sanzione richiesta con l’atto ingiuntivo, tramite creazione liste di carico da trasmettere al concessionario ABACO S.p.a.;
• Trasmissione alla Regione Lazio dei provvedimenti ingiuntivi inerenti alle sanzioni amministrative di competenza regionale e della relazione riepilogativa, riscossione in misura integrale dei relativi proventi e riversamento annuale alla Regione della quota spettante, ai sensi della L.R. n. 30 del 05/07/1994;
• Atti per liquidazione dei Consulenti Tecnici d'Ufficio;
• Atti per pagamento di Contributi Unificati;
• Atti per pagamento registrazione sentenze;
• Atti per pagamento spese di giudizio (Debiti fuori bilancio);
• Atti per recupero quota parte pagamenti effettuati;
• Rapporti con avvocati esterni e consulenti;
• Atti di conferimento di incarichi ad avvocati esterni e supporto agli stessi per la documentazione;
• Liquidazione parcelle avvocati esterni;
• Elenco annuale avvocati esterni (Avviso Pubblico, verifica delle istanze, pubblicazione elenchi);
• Supporto all’Avvocatura comunale nella comunicazione della quantificazione delle spese di condanna che comportano debiti fuori bilancio;

Ufficio Gare

• Gestione delle procedure ad evidenza pubblica nei limiti dei livelli di qualificazione acquisiti per contratti di lavori di importo superiore a € 500.000,00 e di servizi e forniture d’importo superiore alle soglie previste per gli affidamenti diretti, ad esclusione degli ordini effettuati in autonomia e direttamente dai singoli Uffici comunali o dall’Economato attraverso strumenti di acquisto messi a disposizione dalle centrali di committenza qualificate e dai soggetti aggregatori, nonché ad esclusione dei casi di utilizzo autonomo da parte dei singoli Uffici comunali degli strumenti telematici di negoziazione messi a disposizione dalle centrali di committenza qualificate nei limiti di importo di cui alla soglia comunitaria per lavori servizi e forniture, (quali ad es.: convenzioni consip e accordi quadro, prodotti me.pa., piattaforma stella), nonché ad eccezione dei lavori di manutenzione ordinaria fino ad 1 milione di euro;
• Relativamente alle procedure sopra la suddetta soglia, procede alla nomina del Responsabile della fase di affidamento e del gruppo di supporto allo stesso, alla ricezione della documentazione progettuale e quella di gara redatte dai rispettivi Uffici competenti, all’elaborazione/pubblicazione del bando e del disciplinare di gara, alla gestione della gara fino alla conclusione delle relative operazioni di seggio, sottoponendo la proposta di aggiudicazione al servizio interessato, che proseguirà la fase successiva;
• Acquisizione di lavori, servizi e forniture di importo superiore alla qualificazione acquisita, avvalendosi di una centrale di committenza qualificata;
• Attività di committenza ausiliaria;
• Utilizzo autonomo degli strumenti telematici di negoziazione messi a disposizione secondo la normativa vigente dalle centrali di committenza qualificate;
• Effettuazione di ordini su strumenti di acquisto messi a disposizione dalle centrali di committenza per importi superiori ai livelli di qualificazione posseduti, con preliminare preferenza per il territorio regionale di riferimento;

Sezione transizione al digitale

Ufficio messi, Urp, uscieri e protocollo

• Gestione delle attività inerenti l’Albo Pretorio, la ricezione, il controllo, la registrazione e la archiviazione di atti;
• Ricezione e controllo atti giudiziari da depositare alla Casa Comunale;
• Consegna atti giudiziari all’utente: identificazione, stampa ricevuta di consegna e archiviazione;
• Predisposizione verbale e contatti per il trasporto all’Archivio di Deposito degli atti giudiziari e delle pubblicazioni annuali;
• Gestione dipendenti uscieri sede centrale;
• Gestione delle relazioni con l’utenza attraverso attività di front office e a distanza (contact center, numero verde, email), tutoraggio e informazione ai cittadini, servizi di accoglienza;
• Gestione documentale e conservazione dei documenti;
• Predisposizione e divulgazione delle informazioni di interesse per l’utenza in collaborazione con gli altri uffici dell’Ente;
• Supporto agli uffici dell’Ente per le attività di protocollazione;
• Gestione dei flussi documentali e corretta esecuzione dei piani di classificazione e fascicolazione;
• Rapporti con la Società incaricata della delocalizzazione degli archivi cartacei;
• Attività di registrazione di protocollo, gestione dei documenti cartacei ed informatici;
• Selezione e gestione periodica dello scarto dei documenti, ovvero archiviazione del materiale in conservazione permanente. 
   

  Ufficio Servizi Informatici

• Gestione delle istanze dei diversi servizi, inerenti l’informatizzazione dei processi di lavoro;
• Supporto agli utenti, gestione dei contratti dei servizi per ICT comunale, telecomunicazione interne, fonia e dati (PC e reti locali o estese, anche telefoniche);
• Promozione e supporto informatico ai dipendenti interni per il corretto utilizzo della firma digitale e, più in particolare, nel suo utilizzo per i contratti e obblighi in materia di trasparenza;
• Coordinamento e gestione delle attività correlate al rispetto della normativa sulla privacy, trattamento dati con particolare riguardo agli archivi informatizzati e alla tutela dei dati;
• Attuazione nel Piano Triennale dell’informatica di cui all’Agenda Digitale;
• Predisposizione attività progettuali inerenti l’adeguamento alle disposizioni contenute nel Piano Triennale dell’Informatica;
• Attività legate all’innovazione tecnologica;
• Predisposizione, gestione ed aggiornamento del Piano di Continuità Operativa e Disaster Recovery;
• Sviluppo di sistemi e strumenti informatici per la struttura comunale, in collaborazione con l’affidatario del contratto di servizio;
• Gestione del contratto di servizio per l’outsourcing delle telecomunicazioni interne (fonia e dati);
• Gestione delle richieste dei diversi Servizi, in merito alle esigenze di informatizzazione dei processi di lavoro e degli archivi di dati e coordinamento delle scelte relative ai fornitori ed ai prodotti;
• Informatizzazione protocollo e archivi dell’Ente;
• Promozione e attivazione di azioni volte alla sostenibilità ambientale degli interventi di innovazione tecnologica;
• Gestione PEG (verifica capitoli, variazioni di esigibilità, riepilogo residui);
• Rapporti con consulenti esterni;
• Gestione dei fondi PNRR/Programmazione degli interventi da finanziare con i fondi PNRR;
• Predisposizione degli atti di impegno e di liquidazione di competenza del servizio;
• Responsabilità degli adempimenti in materia di trasparenza, di pubblicazione dei dati, di privacy, e di anticorruzione nel rispetto dei tempi procedimentali di legge;
• Aggiornamento dei Regolamenti comunali relativi alle tematiche di propria competenza;
• Predisposizione e gestione delle procedure di gara del singolo ufficio non di competenza della SUA o dell’Economato. 

Ufficio Transizione al Digitale

• Cyber Security;
• Inclusività/accessibilità dei servizi erogati al cittadino;
• Servizi digitali a cittadini;
• Attività legate all’innovazione tecnologica;
• Informatizzazione protocollo e archivi dell’Ente;
• Attuazione nel Piano Triennale dell’informatica di cui all’Agenda Digitale;
• Predisposizione attività progettuali inerenti l’adeguamento alle disposizioni contenute nel Piano Triennale dell’Informatica;
• Gestione PEG (verifica capitoli, variazioni di esigibilità, riepilogo residui);
• Rapporti con consulenti esterni;
• Gestione dei fondi PNRR/Programmazione degli interventi da finanziare con i fondi PNRR;
• Predisposizione degli atti di impegno e di liquidazione di competenza del servizio;
• Coordinamento e gestione delle attività correlate al rispetto della normativa sulla privacy, trattamento dati con particolare riguardo agli archivi informatizzati e alla tutela dei dati;
• Responsabilità degli adempimenti in materia di trasparenza, di pubblicazione dei dati, di privacy, e di anticorruzione nel rispetto dei tempi procedimentali di legge;
• Aggiornamento dei Regolamenti comunali relativi alle tematiche di propria competenza; 

Ufficio Europa

• Rapporti con l’ufficio competente della Regione Lazio;
• Promozione dei programmi di importanza strategica per l’Ente attraverso lo staff opportunamente formato;
• Informazione di bandi attivi a favore degli uffici comunali e formazione sui temi inerenti la progettazione con il ricorso all’organizzazione di seminari, eventi, workshop;
• Costruzione di partenariati territoriali, nazionali, internazionali attraverso vari strumenti di ricerca e vaie modalità di sviluppo di percorsi di adesione a bandi e iniziative;
• Programmazione degli interventi da finanziare con i fondi europei. 

Sezione Cultura e Pubblica Istruzione 

Ufficio Iniziative culturali e Cittadella della Musica

• Progettazione di eventi culturali in Cittadella della Musica volti ad accrescere la creatività e l’innovazione in campo culturale;
• Creazione di manifestazioni tese a favorire la promozione e divulgazione di varie forme culturali quali musica, teatro, cinema, arti visive, prosa, mostre, ecc.;
• Programmazione ed organizzazione di attività a supporto della creatività e dell’innovazione gestionale in campo culturale ai fini dello sviluppo del benessere collettivo;
• Elaborazione di progetti culturali suscettibili di sponsorizzazione;
• Collaborazione con le altre strutture dell’Ente al fine di valorizzare specifici progetti in un’ottica di sviluppo culturale, coordinandone le fasi operative;

Ufficio Biblioteca e archivio

• Direzione della biblioteca comunale;
• Conservazione, valorizzazione e promozione dei beni, degli istituti culturali e del patrimonio bibliografico e documentario dell’Ente;
• Programmazione e gestione attività espositive ed altre attività culturali di valorizzazione e promozione del patrimonio culturale cittadino, anche in collaborazione con la rete delle istituzioni culturali cittadine;
• Attività di ricerca e studio finalizzate alla predisposizione di elaborati e cataloghi a carattere scientifico e divulgativo;
• Presidio e coordinamento della sede bibliotecaria e dell’Archivio storico, nonché del patrimonio documentale;
• Conservazione e tutela del patrimonio documentario di pregio storico/artistico;
• Attività d’incremento del patrimonio;
• Catalogazione, gestione ed erogazione del prestito Bibliotecario;
• Formazione permanente alla lettura;
• Reperimento, catalogazione, schedatura, conservazione e messa a disposizione al pubblico di libri, audiovisivi, documenti e materiale multimediale;
• Gestione amministrativa contabile sala conferenze;
• Promozione alla lettura con particolare riguardo a bambini e ragazzi (come previsto dal regolamento obr);
• Promozione e valorizzazione della lettura mediante creazione di percorsi dedicati rivolti ad un pubblico eterogeneo (bambini, preadolescenti, anziani) sia nazionale che internazionale;
• Rapporti con la regione per le OBR;
• Coordinamento del Patto di lettura, del presidio Nati per Leggere e con il sistema bibliotecario.

Ufficio Teatro Traiano

• Direzione amministrativa del Teatro Comunale per la realizzazione di spettacoli in abbonamento, fuori abbonamento, rappresentazioni delle compagnie amatoriali, delle scuole di danza, di eventi speciali;
• Cura dei rapporti con l’ATCL e della relativa convenzione;
• Organizzazione di spettacoli e manifestazioni tesi a favorire la promozione e divulgazione del teatro, della musica, arti visive e della danza attraverso la realizzazione di mattinée e di convegni per le scuole cittadine di ogni ordine e grado; 
• Programmazione e gestione rassegne, convegni anche in collaborazione con Enti e Associazioni;
• Redazione di tutti gli atti amministrativi e consequenziali alla realizzazione degli spettacoli fuori abbonamento e in abbonamento. Cura i rapporti con le produzioni delle compagnie della “Grande Stagione” e locali, con il Comando Provinciale dei Vigili del Fuoco e la SIAE;
• Supporto all’allestimento delle rappresentazioni teatrali e musicali (montaggi, smontaggi, schede tecniche ecc) e attività di controllo e manutenzione ordinaria della struttura teatrale a cura del personale tecnico.

Ufficio Pubblica Istruzione

• Pianificazione, progettazione e ricerca risorse per l’apertura di nuovi servizi educativi per la prima infanzia;
• Rapporti con le scuole cittadine / pcto / tirocini;
• Predisposizione bandi pubblici per erogazione di risorse volte alla progettazione sul diritto allo studio;
• Supporto all’Ufficio del Personale, per le assunzioni a tempo indeterminato e le supplenze brevi;
• Programmazione e gestione dei piani di formazioni rivolti al personale dei nidi;
• Coordinamento nidi, programmazione didattico educativa, definizione piani di lavoro e del calendario scolastico, ecc.;
• Promozione e gestione dei progetti e delle iniziative di qualificazione del sistema scolastico;
• Aggiornamento delle rette dei servizi a domanda individuale di competenza, relativo adeguamento, raccolta dati, applicazione sanzioni, ecc.;
• Rapporti con le Direzione Scolastiche degli Istituti cittadini;
• Rapporti con gli Istituti Superiori e raccordo con gli Enti Superiori;
• Coordinamento pedagogico e Direzione didattica delle scuole dell’infanzia e dei servizi educativi comunali;
• Promozione attività di stage con gli Istituti scolastici cittadini, Centri di Formazione professionali e Università;
• Rilascio al SUAP di pareri di competenza in relazione alle procedure connesse con al funzionamento dei servizi educativi sul territorio (autorizzazioni al funzionamento, modifica ragione sociale, subentro, ecc.);
• Elaborazione, unitamente alle Istituzioni scolastiche, di progetti finanziati dalla Città Metropolitana di Roma Capitale per il potenziamento del tempo scuola nella scuola media inferiore per gli alunni diversamente abili;
• Esecuzione sopralluoghi nelle strutture educative autorizzate del territorio anche tramite Commissione Comunale di Vigilanza sui Servizi Educativi;
• Coordinamento delle attività promosse dagli organi collegiali nei nidi e nella scuola dell’infanzia comunali;  
• Elaborazione del Piano annuale dell’Offerta Formativa;
• Redazione, pubblicazione bandi e formulazione graduatorie per l’ammissione dei bambini ai nidi comunali;
• Redazione, pubblicazione bandi e formulazione graduatorie per l’ammissione dei bambini alla scuola dell’infanzia comunale;
• Progettazione predisposizione e gestione della convenzione con l’università;
• Cura dei rapporti con le autorità scolastiche, MIM, Regione Lazio, ASL, ecc.;
• Collaborazione con le attività didattiche e di orientamento, progetti scuola/lavoro con le scuole e l'Università;
• Gestione portali SIUSS (inps) e SIRSE (Regione Lazio) e successiva comunicazione SIUSS .

Ufficio Diritto allo studio

• Gestione arredi scolastici e fornitura materiale agli IC presenti sul territorio ed alle Scuole comunali;
• Servizio di refezione scolastica e gestione contratto di concessione;
• Fornitura gratuita dei libri di testo, cedole librarie e borse di studio per gli alunni meno abbienti delle scuole dell’obbligo e secondarie di II grado (borse di studio);
• Gestione dei benefici del diritto allo studio e rendicontazione alla Regione Lazio;
• Gestione portali SIUSS (inps) e SIRSE (Regione Lazio) e successiva comunicazione SIUSS;
• Istruttoria per il beneficio delle borse di studio e per le pratiche relative alla CAA;
• Gestione del Piano annuale del diritto allo studio;
• Rapporti con il Consorzio Universitario;
• Attività ex art. 13 L.R. 29/92 – Dati per la ripartizione dei fondi regionali L. R 29/92.