Ufficio di Staff

• Segreteria del Dirigente - Affari Generali e raccordo tra le Sezioni. Monitoraggio sul rispetto delle scadenze programmate per il Servizio di appartenenza, con accesso al sistema di protocollo informatico per visionare la corrispondenza/Pec indirizzata al Dirigente;
• Gestione budget lavoro straordinario del Servizio 1 “Affari Legali Cultura – Istruzione e Transizione al Digitale”;
• Redazione direttive a contenuto generale di competenza dell’intero Servizio o delle singole Sezioni;
• Raccordo tra gli uffici e monitoraggio delle scadenze/adempimenti;
• Coordinamento del Peg dei singoli uffici e monitoraggio degli obiettivi;
• Gestione del PEG dell’intero Servizio 1, con compiti di raccordo tra le due sezioni, controllo andamento degli obiettivi assegnati e verifica residui;
• Agenda del Dirigente. 

Sezione Affari Legali e Transizione al Digitale

Ufficio Servizi Informatici

• Gestione delle istanze dei diversi servizi, inerenti l’informatizzazione dei processi di lavoro;
• Supporto agli utenti, gestione dei contratti dei servizi per ICT comunale, telecomunicazione interne, fonia e dati (PC e reti locali o estese, anche telefoniche);
• Promozione e supporto informatico ai dipendenti interni per il corretto utilizzo della firma digitale e, più in particolare, nel suo utilizzo per i contratti e obblighi in materia di trasparenza;
• Coordinamento e gestione delle attività correlate al rispetto della normativa sulla privacy, trattamento dati con particolare riguardo agli archivi informatizzati e alla tutela dei dati;
• Attuazione nel Piano Triennale dell’informatica di cui all’Agenda Digitale;
• Predisposizione attività progettuali inerenti l’adeguamento alle disposizioni contenute nel Piano Triennale dell’Informatica;
• Attività legate all’innovazione tecnologica;
• Predisposizione, gestione ed aggiornamento del Piano di Continuità Operativa e Disaster Recovery;
• Sviluppo di sistemi e strumenti informatici per la struttura comunale, in collaborazione con l’affidatario del contratto di servizio;
• Gestione del contratto di servizio per l’outsourcing delle telecomunicazioni interne (fonia e dati);
• Gestione delle richieste dei diversi Servizi, in merito alle esigenze di informatizzazione dei processi di lavoro e degli archivi di dati e coordinamento delle scelte relative ai fornitori ed ai prodotti;
• Informatizzazione protocollo e archivi dell’Ente;
• Promozione e attivazione di azioni volte alla sostenibilità ambientale degli interventi di innovazione tecnologica;
• Gestione PEG (verifica capitoli, variazioni di esigibilità, riepilogo residui);
• Rapporti con consulenti esterni;
• Gestione dei fondi PNRR/Programmazione degli interventi da finanziare con i fondi PNRR;
• Predisposizione degli atti di impegno e di liquidazione di competenza del servizio;
• Responsabilità degli adempimenti in materia di trasparenza, di pubblicazione dei dati, di privacy, e di anticorruzione nel rispetto dei tempi procedimentali di legge;
• Aggiornamento dei Regolamenti comunali relativi alle tematiche di propria competenza;
• Predisposizione e gestione delle procedure di gara del singolo ufficio non di competenza della SUA o dell’Economato. 

Ufficio Transizione al Digitale

• Cyber Security;
• Supporto al RTD;
• Inclusività/accessibilità dei servizi erogati al cittadino;
• Servizi digitali a cittadini;
• Attività legate all’innovazione tecnologica;
• Informatizzazione protocollo e archivi dell’Ente;
• Attuazione nel Piano Triennale dell’informatica di cui all’Agenda Digitale;
• Predisposizione attività progettuali inerenti l’adeguamento alle disposizioni contenute nel Piano Triennale dell’Informatica;
• Gestione PEG (verifica capitoli, variazioni di esigibilità, riepilogo residui);
• Rapporti con consulenti esterni;
• Gestione dei fondi PNRR/Programmazione degli interventi da finanziare con i fondi PNRR;
• Predisposizione degli atti di impegno e di liquidazione di competenza del servizio;
• Coordinamento e gestione delle attività correlate al rispetto della normativa sulla privacy, trattamento dati con particolare riguardo agli archivi informatizzati e alla tutela dei dati;
• Responsabilità degli adempimenti in materia di trasparenza, di pubblicazione dei dati, di privacy, e di anticorruzione nel rispetto dei tempi procedimentali di legge;
• Aggiornamento dei Regolamenti comunali relativi alle tematiche di propria competenza;
• Predisposizione e gestione delle procedure di gara del singolo ufficio non di competenza della SUA o dell’Economato.

Ufficio Affari Legali e Stragiudiziale

• Ricezione del rapporto ex art. 17 della legge 689/81 relativo ai verbali di accertamento con sanzione amministrativa elevati su tutto il territorio comunale, da parte degli enti accertatori, con richiesta di emissione dell’Ordinanza di ingiunzione, non risultando oblati, ai sensi degli artt. 16 e 17 della legge 689/81;
• Ricezione scritti difensivi, audizione dei soggetti interessati, emissione ordinanza di pagamento/archiviazione, tutti gli adempimenti previsti da parte dell’autorità competente, ai sensi degli artt. 17, 18, 19, 20 e 21 della legge 689/81, come disciplinati dal Regolamento approvato con Deliberazione di Consiglio Comunale n. 110 del 14/12/2015;
• Predisposizione ruolo coattivo per quei contravventori che non hanno effettuato il pagamento della sanzione richiesta con l’atto ingiuntivo, tramite creazione liste di carico da trasmettere al concessionario ABACO S.p.a.;
• Trasmissione alla Regione Lazio dei provvedimenti ingiuntivi inerenti alle sanzioni amministrative di competenza regionale e della relazione riepilogativa, riscossione in misura integrale dei relativi proventi e riversamento annuale alla Regione della quota spettante, ai sensi della L.R. n. 30 del 05/07/1994;
• Apertura quotidiana dei fascicoli del contenzioso (nuove cause) e gestione dei fascicoli già esistenti, attività che comportano: registrazione dei dati sul ruolo, sulla rubrica cartacea e in formato elettronico; istruttoria della pratica, con richiesta degli atti e delle relazioni agli uffici preposti e compimento delle procedure necessarie alla difesa dell’Ente; preparazione del fascicolo per la costituzione in giudizio; lavorazione della sentenza e archiviazione;
• Preparazione quotidiana delle udienze con l’aggiornamento delle agende e del ruolo elettronico relativamente alle cause vecchie e nuove;
• Rapporti diretti con l’Assicurazione dell’Ente per quanto concerne gli atti di citazione per il risarcimento danni, fino alla costituzione dell’Avvocato incaricato dall’Assicurazione con apposito atto di determinazione;
• Protocollazione in entrata e in uscita, fotocopie, scansioni, sistemazione atti e fascicoli;
• Evasione delle richieste effettuate a vario titolo dagli utenti e dagli altri uffici dell’Ente;
• Apertura fascicoli Pareri e Atti Generali;
• Attività per la riscossione delle somme dovute all’Ente a vario titolo a seguito di sentenze;
• Gestione delle cassettiere contenenti i fascicoli attivi;
• Gestione dell’archivio generale dell’Ufficio Avvocatura;
• Predisposizione e gestione del ruolo coattivo;
• Ricezione delle richieste di risarcimento danni da parte di terzi, con apertura fascicolo e invio al broker assicurativo che provvede ad aprire il sinistro inviando la documentazione alla Compagnia Assicurativa, preposta all’eventuale liquidazione del risarcimento;
• Gestione PEG (verifica capitoli/ variazioni di esigibilità/riepilogo residui);
• Trasmissione sentenza e quantificazione di somme alla Polizia Locale per il pagamento delle spese legali relative al Giudice di Pace;
• Atti per liquidazione dei Consulenti Tecnici d'Ufficio;
• Atti per pagamento di Contributi Unificati;
• Atti per pagamento registrazione sentenze;
• Atti per pagamento spese di giudizio (Debiti fuori bilancio);
• Atti per recupero quota parte pagamenti effettuati;
• Rapporti con avvocati esterni e consulenti;
• Atti di conferimento di incarichi ad avvocati esterni e supporto agli stessi per la documentazione;
• Liquidazione parcelle avvocati esterni;
• Elenco annuale avvocati esterni (Avviso Pubblico, verifica delle istanze, pubblicazione elenchi);
• Supporto all’Avvocatura comunale nella comunicazione della quantificazione delle spese di condanna che comportano debiti fuori bilancio.

Ufficio Messi, Uscieri, URP e Protocollo

• Gestione delle attività inerenti l’Albo Pretorio, la ricezione, il controllo, la registrazione e la archiviazione di atti;
• Ricezione e controllo atti giudiziari da depositare alla Casa Comunale;
• Consegna atti giudiziari all’utente: identificazione, stampa ricevuta di consegna e archiviazione;
• Predisposizione verbale e contatti per il trasporto all’Archivio di Deposito degli atti giudiziari e delle pubblicazioni annuali;
• Gestione dipendenti uscieri sede centrale;
• Gestione delle relazioni con l’utenza attraverso attività di front office e a distanza (contact center, numero verde, email), tutoraggio e informazione ai cittadini, servizi di accoglienza;
• Gestione documentale e conservazione dei documenti;
• Predisposizione e divulgazione delle informazioni di interesse per l’utenza in collaborazione con gli altri uffici dell’Ente; Supporto agli uffici dell’Ente per le attività di protocollazione;
• Gestione dei flussi documentali e corretta esecuzione dei piani di classificazione e fascicolazione;
• Rapporti con la Società incaricata della delocalizzazione degli archivi cartacei;
• Attività di registrazione di protocollo, gestione dei documenti cartacei ed informatici;
• Selezione e gestione periodica dello scarto dei documenti, ovvero archiviazione del materiale in conservazione permanente.

Ufficio Europa

• Rapporti con l’ufficio competente della Regione Lazio;
• Promozione dei programmi di importanza strategica per l’Ente attraverso lo staff opportunamente formato;
• Informazione di bandi attivi a favore degli uffici comunali e formazione sui temi inerenti la progettazione con il ricorso all’organizzazione di seminari, eventi, workshop;
• Costruzione di partenariati territoriali, nazionali, internazionali attraverso vari strumenti di ricerca e vaie modalità di sviluppo di percorsi di adesione a bandi e iniziative;
• Programmazione degli interventi da finanziare con i fondi europei.

Sezione Cultura e Pubblica Istruzione

Ufficio Iniziative Culturali, Cittadella della Musica, Teatro Comunale

• Ideazione e progettazione di attività culturali e organizzazione di iniziative di carattere culturale da svolgersi presso la Cittadella della Musica e Teatro;
• Promozione delle attività tese alla valorizzazione culturale del territorio;
• Gestione eventi culturali in Teatro Comunale e Cittadella della Musica e valorizzazione del complesso in termini di attività da programmare;
• Supporto nella elaborazione della programmazione teatrale annuale;
• Assistenza agli spettacoli in abbonamento e fuori abbonamento, organizzati da parte di compagnie amatoriali, di scuole di danza, nonché di eventi speciali, promossi e finanziati da enti ed associazioni presso il Teatro Comunale;
• Programmazione e gestione di rassegne e convegni di carattere culturale presso il Teatro Comunale e la Cittedella della Musica;
• Organizzazione e gestione amministrativa e contabile del Teatro Comunale e della Cittadella della Musica, attraverso la predisposizione di tutti gli atti e contratti propedeutici alla realizzazione deglispettacoli;
• Organizzazione attività di assistenza del personale tecnico anche in affiancamento agli operatori delle grandi compagnie teatrali e alle compagnie locali per le necessarie attività. 

Ufficio Biblioteca, Diritto allo Studio, Consorzio Universitario

• Organizzazione delle attività della Biblioteca comunale;
• Conservazione, valorizzazione e promozione dei beni, degli Istituti Culturali e del patrimonio bibliografico e documentale dell’Ente;
• Attività di programmazione e gestione della Biblioteca Comunale in collaborazione con la rete delle istituzioni culturali cittadine;
• Conservazione e tutela del patrimonio documentario di pregio storico/artistico;
• Catalogazione, gestione del prestito Bibliotecario, catalogazione, gestione, schedatura, conservazione e messa a disposizione all’utenza, di libri, audiovisivi e materiali multimediali;
• Promozione e valorizzazione della lettura mediante creazione di percorsi dedicati rivolti ad un pubblico eterogeneo (bambini, preadolescenti, anziani) sia nazionale che internazionale;
• Fornitura gratuita dei libri di testo, cedole librarie e borse di studio per gli alunni meno abbienti delle scuole dell’obbligo e secondarie di II grado (borse di studio);
• Rapporti con il Consorzio Universitario;
• Alternanza scuola-lavoro;
• Coordinamento di tutte le attività inerenti il diritto allo Studio previste dalla legge regionale 29/92 “norme per l’attuazione del diritto allo studio” ad eccezione della mensa scolastica;
• Interventi per favorire la piena integrazione delle fasce di utenza disagiate utenze;
• Attività ex art. 13 L.R. 29/92 – Dati per la ripartizione dei fondi regionali L. R 29/92;
• Gestione ex chiesa San Giovanni di Dio (Piazza Calamatta). 

Ufficio Mensa Scolastica e altre attività 

• RdP/DEC della procedura relative la mensa scolastica e gestione contratto;
• Gestione arredi scolastici e fornitura materiale agli IC presenti sul territorio ed alle Scuole comunali;
• Predisposizione degli atti di gara arredi scolastici;
• Gestione delle risorse di PEG e del personale in fase di consegna degli arredi;
• Acquisto materiali per nidi e scuole d’infanzia comunale;
• Verifica comunicazione attivazione Sezioni Primavera;
• Responsabile delle attività afferenti alla Commissione Comunale di Vigilanza sui Servizi Educativi, con funzioni di Presidente;
• Sopralluoghi e controlli delle strutture comunali.

Ufficio Pubblica Istruzione

• Coordinamento con le Direzioni scolastiche degli Istituti cittadini;
• Rapporti con gli Istituti Superiori e raccordo con gli Enti Superiori;
• Gestione iscrizioni alle strutture per la prima infanzia e servizi educativi e predisposizione atti propedeutici per commissione e atti successivi;
• Redazione atti, regolamenti ecc. riguardanti il regolare funzionamento del servizio per la prima infanzia comunale e servizi educativi;
• Coordinamento pedagogico e Direzione didattica delle scuole dell’infanzia e dei servizi educativi comunali;
• Partecipazione ad incontri con il personale della materna e degli asili nido e con i genitori degli utenti in sostituzione del Dirigente;
• Verifica pagamenti rette a carico degli iscritti agli asili nido comunali e rilascio attestazioni di iscrizioni e pagamento;
• Gestione portale SIRSE;
• Predisposizione atti amministrativi relativi alla richiesta di contributi e atti consequenziali;
• Adempimenti vari sulle strutture per la prima infanzia comunali nonché alla scuola dell’infanzia comunale paritaria;
• Preposto al Datore di Lavoro modificato con legge 85/2023 ex Dlgs 81/08, e controllo rispetto adempimenti in materia di sicurezza sul lavoro relativamente agli immobili destinati a Scuola dell’infanzia e prima infanzia comunale. Controllo adempimenti DVR e DUVRI;
• Ricezione dichiarazione annuale sulla permanenza dei requisiti da parte di tutti gli asili privati, già autorizzati prima della entrata in vigore della nuova LR.